Совещания прошли в Калининграде, Санкт-Петербурге, Владивостоке, Уссурийске, Ростове-на-Дону, Самаре и Новосибирске.
В заседаниях принимали участие представители управлений, командиры и заместители командиров воинских соединений и военных частей по воспитательной работе, специалисты по работе с семьями, родители-военнослужащие – в каждом военном округе от 30-ти до 50-ти человек.
В рамках совещаний демонстрировался 12-минутный фильм о Пансионе воспитанниц МО РФ, участники были обеспечены раздаточным материалом с информацией о пакете документов, которые необходимо представить кандидаткам для допуска к вступительным испытаниям, о планируемых сроках приема документов и работы выездных приемных комиссий. Представители рабочих групп сопровождали рассматриваемый пакет подробными комментариями, рассказывали участникам совещаний о правилах оформления портфолио кандидаток, медицинских документов, о заполнении электронной заявки-регистрации на сайте Пансиона воспитанниц МО РФ.
Особое внимание присутствующих обращалось на ошибки, возникающие в ходе представления и оформления документов во время приемной кампании 2009/2010 учебного года.
Отдельный пункт повестки дня каждого совещания – ответы на вопросы. Присутствующих интересовало, например, какие льготы при поступлении в вузы будут иметь выпускницы Пансиона? есть ли шанс для поступления в Пансион воспитанниц у детей гражданского персонала? как одеваются воспитанницы, сколько человек в классе, были ли отчисления во время учебы, как организовано питание девочек? Представители Пансиона ответили на эти и другие многочисленные вопросы.